Formation Professionnelle Communication

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FAQ


Comment procéder à une communication professionnelle?

Pourquoi la communication professionnelle?

Comment améliorer sa communication au travail?

Quels sont les types de communication professionnelle?

La Communication Professionnelle : le contexte

Lorsqu’on prononce les mot de « Communication Professionnelle » il n’est pas rare de voir un sourcil se lever. Quand ce n’est pas carrément un sourire entendu qui apparaît sur le visage de notre interlocuteur.

Vous faîtes peut-être partie de ces chefs d’entreprise pour qui la communication professionnelle est perçue comme une démarche superflue? Peut-être êtes-vous de ces dirigeants de société qui pensent que ce n’est pas pour eux? Peut-être faîtes-vous partie de ces travailleurs indépendants qui croient qu’elle est destinée uiquement aux grandes entreprises?

Pourquoi la communication professionnelle est si importante ?

C’est pourtant un pré-requis indispensable à toute entreprise pour réussir. Quelle que soit sa taille. Quel que soit son domaine d’activité. Que ce soit pour améliorer les relations de travail ou pour influencer les différents publics auxquels elle s’adresse (prospects – clients – fournisseurs – distributeurs). Une entreprise doit communiquer et a tout intérêt à peaufiner la manière dont elle communique

 

Mais en fait, la communication professionnelle c’est quoi ?

La communication d’une entreprise (ou communication professionnelle) regroupe toutes les informations,  tous les messages et les signaux, de toute nature que l’entreprise émet. Qu’elles soient volontaires ou non  toutes les actions et manifestations visibles de l’entreprise sont potentiellement des outils de sa communication.

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La communication professionnelle désigne également la communication au sein de l’entreprise.

C’est le processus d’échange d’informations et de sentiments entre les différents acteurs de l’entreprise. La communication est avant tout une transaction humaine et à ce titre est très sensible au facteur humain. Chacun doit pouvoir s’exprimer sans détour mais toujours avec considération et respect de l’autre.

Quel impact pour les outils de communication professionnelle ?

Aujourd’hui dans les entreprises les moyens techniques de communication ne cessent de se développer. Communications téléphoniques, courriers électroniques et autres SMS ou réseaux sociaux nous submergent. Les acteurs de l’entreprise, quelle que soit leur position hiérarchique, sont inondés d’informations à tel point qu’ils ne savent plus communiquer. Cette situation participe à développer notre stress. Elle affaiblit notre concentration. Elle nous pousse à avoir une attitude de fuite, de manipulation ou d’agressivité avec toutes les conséquences néfastes voire dramatiques pour notre santé et notre entreprise.

 

Quelle influence pour la communication sur les performances de l’entreprise ?

La communication joue un rôle important au sein de l’entreprise et tout d’abord au niveau management. Elle permet de développer les relations et les liens entre les collaborateurs. Les rapports sociaux s’en trouvent ainsi apaisés. Cela facilite l’accomplissement des tâches et contribue à la réalisation des objectifs de l’entreprise.  Cela conduit l’entreprise à la performance.

Enfin il ne faut pas perdre de vue que de nos jours une entreprise qui n’a pas une structure de communication solide est vouée à l’échec face à la concurrence qui devient de plus en plus rude.

La communication professionnelle : Interne ou Externe ?

Il existe deux composants majeurs de la communication d’entreprise :

La communication interne :
C’est la communication entre les services. Elle vise à faire circuler l’information entre les salariés. Que ce soit par les réunions, les notes d’information, la revue d’entreprise ou encore une news-letter ou une page sur un réseau social.

La communication externe :
La communication externe quant à elle est orientée vers les clients. Son objectif : leur faire connaître les produits ou services. Les inciter à l’achat.

 

Les avantages d’une bonne communication professionnelle

Voici les principaux bénéfices que vous retirerez d’une communication harmonieuse et fluide avec vos collaborateurs.

 

Etre plus efficace au travail

Bien communiquer est indispensable pour être productif. Et cela ne concerne pas que des postes protégés de « colles blancs ». Tous les secteurs professionnels nécessitent des qualités de communication. Que ce soit pour interagir avec ses clients, ses fournisseurs ses collaborateurs, ses employés ou ses supérieurs une bonne communication est un atout indéniable.

 

Améliorer ses relations humaines

Sauf cas particulier tout collaborateur est en relation avec les autres : En face-à-face, au téléphone, par mail, sur les réseaux sociaux… Il est difficile d’échapper à la nécessité de parler avec autrui.

C’est là qu’entrent en jeu les qualités de communication de chacun de nous. Savoir interagir avec les autres vous permet de vous lier plus facilement avec les gens et donc d’avoir des relations de travail plus agréables et plus saines. Cela permet ainsi de faire disparaître les conflits liés à des incompréhension ou des malentendus. Enfin, progresser dans sa communication permet d’être aussi plus à l’aise à l’écrit aussi bien qu’à l’oral.

Être reconnu à sa juste valeur

Peut-être faites-vous partie de ces collaborateurs qui travaillent très bien mais que l’on ne connaît pas vraiment dans l’entreprise ?

Et oui. Cela arrive. Car il ne suffit pas d’être rigoureux, investi et expert dans son domaine pour réussir. Il vous faut aussi savoir présenter votre travail que ce soit à vos collègues ou aux clients. Pour ce faire vous devez savoir communiquer sur vos missions. Communiquer est vital pour être bien vu.

Quelles qualités pour bien communiquer ?

 

Pour bien communiquer Il faut développer certaines qualités et compétences :

L’empathie : Susciter la sympathie en instaurant une relation d’égal à égal. Montrez à son interlocuteur que l’on comprend ce qu’il dit et qu’on le prend en compte.

La clarté : Travaillez votre capacité à vous exprimer clairement et sans faire de fioritures. Un discours clair et organisé permet d’éviter les malentendus et de faire passer intelligemment les idées. La simplicité et la rigueur sont les clés d’un bon discours.

La sérénité : Contrôlé vos émotions. Ne laissez pas la colère, le stress ou l’agacement parasiter vos échanges. Ne soyez pas celui qui laisse ses sentiments dicter son comportement et qui réagit en fonction de son humeur du jour.

L’autorité : Il faut faire preuve d’une certaine autorité pour être un bon communicant. Vous devez apprendre à vous affirmer dans une conversation pour être écouté.

 

Les supports de la communication professionnelle ?

Il existe de nombreux moyens de communiquer. Chacun demande de maîtriser différentes compétences :

 

Les mails

Nous envoyons des dizaines, parfois même des centaines d’e-mails toutes les semaines. Nombre de personnes ne savent pas s’exprimer correctement à l’écrit. Voilà les erreurs les plus communes à éviter :

 

Les fautes d’orthographe

Quelle image que celle d’un mail truffé de fautes d’orthographe. Cela donne immédiatement une image qui n’est pas professionnelle du tout.

Vous devez impérativement vous attacher à améliorer votre orthographe. On ne vous demande pas de devenir Alain REY. Juste d’utiliser le correcteur orthographique. Ensuite relisez-vous.

Les mails sans objet

Un mail sans objet est difficile à trier et à organiser. Rédigez un objet clair et concis pour multiplier les chances d’obtenir une réponse. Soyez très explicite dans votre mail sur vos attentes : Qu’est-ce qu’on attend de notre interlocuteur ? Est-ce une demande de rendez-vous ? Est-ce un besoin d’assistance technique ? Sollicitez-vous un service ?

Les formules de politesse

Maîtrisez les formules de politesse ! Si vous n’êtes pas sûr  dites-vous qu’il vaut mieux être un peu trop formel que pas assez.

 

Les appels téléphoniques

Dans le travail les appels téléphoniques sont souvent utilisés pour aller vite : La demande ne peut pas attendre la réponse à un mail – La demande est complexe et/ou nécessite des explications.

Présentez-vous au début de chaque appel (prénom, nom, entreprise, service). Soyez totalement disponible pour la conversation / Prenez des notes / N’oubliez pas les remerciements et formules de politesse à la fin.

 

Les visio-conférences

Les visio-conférences sont de plus en plus répandues dans le monde professionnel. Surtout depuis les confinements de 2020. Certaines règles de savoir-vivre sont à respecter : Arrivez en avance pour vous connecter. Cela vous évitera d’être en retard. Installez-vous au calme pour ne pas être dérangé. Portez une tenue professionnelle. Présentez-vous dès le début de la conférence. Écoutez les autres. Ne monopolisez pas la parole. Désactivez votre microphone lorsque vous ne parlez pas pour éviter les bruits parasites.

Les médias sociaux

Les médias sociaux sont souvent utilisés pour communiquer au sein d’un groupe. Cela évite l’envoi massif de mails et rend les conversations plus fluides. Veillez à respectez les codes en vigueur dans l’entreprise.

 

Les entretiens physiques

Les rencontres en tête-à-tête existent encore… Elles sont plus ou moins appréciées en fonction de l’aisance à l’oral et de la confiance en soi de chacun. Quelques éléments à soigner :

Sourire

Soyez avenant et souriant. C’est la base de toute communication pour qu’elle soit ouverte et agréable.

Faites attention à votre communication non verbale et à l’impression générale que vous dégagez.

S’exprimer posément et clairement

Adoptez un ton engageant et affirmé. Faites des pauses entre vos phrases. Ne faîtes pas de long monologues. Bannissez le jargon de vos phrases.

Ne pas être passif

Une conversation est un échange. Soyez participatif. Posez des questions afin de montrer votre intérêt.

Situations particulières de communication professionnelle

 

Communiquer en tant que supérieur hiérarchique

Manager une équipe implique que vous n’avez pas le droit à l’erreur. Que ce soit pour faire un point avec vos équipes ou simplement donner des directives voici quelques conseils :

Soyez positif

Avoir besoin de recadrer ses collaborateurs n’empêche pas de rester positif et bienveillant. Encouragements et félicitations sont autant de signaux positifs. Ils sont indispensables pour conserver le moral de votre équipe. Recadrez si nécessaire mais insistez sur les bonnes choses qu’accomplissent vos employés. Vous vous attirerez à la fois la sympathie et le respect.

Restez à l’écoute et disponible

Dans notre quotidien professionnel souvent surchargé il est souvent difficile de trouver le temps de communiquer avec tout le monde. C’est pourtant vital. Un manager doit se rendre disponible pour discuter en cas de besoin. On favorise notamment les échanges en face-à-face mais on peut tout à fait utiliser les autres moyens de communication.

Gérez avec calme les situations de crise

Une large partie de la communication professionnelle consiste pour les managers à savoir gérer les situations compliquées : Dispute entre collaborateurs. Désaccord avec un client. Organisation au sein de l’équipe…

Le manager endosse un rôle à la fois de juge et d’arbitre. Pour être crédible et efficace dans ces rôles il doit être posé, juste et compréhensif dans son discours et son attitude.

La communication professionnelle avec des collaborateurs étrangers

Il est fréquent de travailler avec des collègues d’autres pays voir d’autres continents.

Une question de langue

La barrière de la langue est à prendre en compte. Il ne faut pas hésitezr à prendre des cours si nécessaire. Le manque de compréhension entraîne une baisse de performance dans le travail.

mais aussi de culture

Avec des collaborateurs étrangers il est indispensable de tenir compte de leur culture et de leur mode de vie. Selon les pays les codes sociaux ne sont pas les mêmes.

Les formations interculturelles permettent d’apprendre les us et coutumes des collaborateurs venus d’ailleurs. Par cette démarche enrichissante vous envoyez un message fort quant à la considération que vous leur portez. Cette démarche vous aidera à mieux vous comprendre dans le cadre du travail.

 

 

Vous l’avez compris la communication professionnelle présente de multiples facettes.
Elle est riche et variée.
C’est ce que nous vous proposons de découvrir et d’assimiler dans nos formations :

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